Som led i Stokkemarke Friskoles sociale ansvar er det målet med nærværende politik og gennem en aktiv indsats at fremme og understøtte det fysiske og psykiske arbejdsmiljø, hindre sygdom og andet utilsigtet fravær samt sikre fastholdelse af medarbejderne på arbejdspladsen.
Denne politik vedrørende sygefraværssamtaler, også kaldet trivselssamtaler, skal danne den overordnede ramme og anbefaling, inden for hvilken tillid, tolerance, dialog og aktiv tidlig indsats mellem leder og medarbejdere og medarbejdere imellem skal udspilles.
Målet er at fastholde medarbejderne og skabe en socialt engageret og en sund og tryg arbejdsplads, hvor trivsel og sikkerhed er i orden.
Den overordnede politik udfyldes via friskolens SU, med en lokal konkret og forebyggende fraværs- og sygdomspolitik som afspejler friskolens arbejdsplads' særlige vilkår.
Nærværende politik er godkendt i bestyrelsen den 29.3.2010 efter forudgående godkendelse i SU den 22.3.2010. Politikken har virkning fra den 1. 5. 2010.
Fravær
Et hvert fravær blandt friskolens medarbejdere er udtryk for tab af velfærd og effektivitet.
Fravær fra arbejdspladsen kan forebygges på mange måder. En sygemelding kan have mange årsager, fx:
Fysisk sygdom, psykisk sygdom, børns sygdom eller sygdom i den nære familie, sociale problemer, psykiske og fysiske arbejdsmiljøproblemer, holdninger til sygdomsbegrebet, holdninger eller forhold på arbejdspladsen, arbejdsskader m.v.
Uanset årsagen til fravær, er det vigtigt med en aktiv, forebyggende indsats. Det bedste redskab til forebyggelse er dialog og tillid til at afdække problemet og belyse, hvilken indsats der kan og vil gavne.
Fravær er ikke en privat sag – men sygdommens karakter er.
Fravær og sygdom har konsekvenser, ikke blot for den sygemeldte og dennes familie, men også for arbejdspladsen, kollegerne, eleverne på friskolen og forholdet til forældrene.
Medarbejderes fravær lader sig til en vis grad påvirke af ydre faktorer, og fravær kan opfattes som et barometer for trivsel. Det er i alles interesse, at der gøres en aktiv og målrettet indsats for at begrænse fravær og skabe rammer for at arbejde og privatliv hænger bedre sammen.
Politikken vedrørende trivselssamtaler og sygefraværspolitikken skal bygge på gensidig tillid mellem ledelsen og medarbejderne og medarbejdere imellem.
Når der tales om åbenhed vedr. sygdom og fravær, må det respekteres, at årsag og diagnose kan være følsomme emner, som medarbejderen måske ikke ønsker at tale om, hvilket skal respekteres.
En samtale mellem medarbejder og leder er ikke en samtale mellem to jævnbyrdige. Den sygemeldte er i en sårbar situation og kan måske føle sig presset til at fortælle om forhold på hjemmefronten, som personen ikke ville have fortalt sin leder under andre omstændigheder. Derfor kræves der en høj grad af etik hos den leder, der afholder trivselssamtalen.
Sygdom er lovligt forfald for alle ansatte på friskolen.
Målsætning
- at fastholde medarbejderen
- at skabe gensidig tillid til hinanden
- at der er ens retningslinjer for medarbejderne
- at skabe et netværk for medarbejderne
- at der er en naturlig åbenhed om fraværsårsag og sygdomsforløbet
- at der sættes fokus på arbejdsmiljøet
- at der en synlig og aktiv ledelse
- at “alle ved, hvem der gør hvad og hvornår” ved et fraværs- og sygdomsforløb
Målsikring gennem
- et formaliseret sæt retningslinjer, der er kendt og anvendelige for den enkelte medarbejder
- Lederens ansvar i forbindelse med fravær
- en forpligtende dialog
- en aktiv vedvarende indsats
- fokus på sammenhængen mellem fysisk og psykisk arbejdsmiljø og fravær
- at der gives plads til fleksibilitet og individuelle handleplaner
- at der sættes fokus på mulighederne for at fastholde medarbejdere med nedsat erhvervsevne i det omfang det er muligt i forhold til arbejdsfunktionen
- en forebyggende indsats på arbejdspladsen
- fleksibel anvendelse af afspadsering, omsorgsdage og restferie
Dialog om fravær - trivselssamtaler
Fraværets længde, hyppighed og mønster vil kunne give anledning til en direkte dialog mellem medarbejderen og den personaleansvarlige.
Ved hyppige og kortere fraværsperioder eller et mønster, der giver anledning til dialog, skal medarbejderen indbydes skriftligt til en trivselssamtale og samtidig opfordres til at tage tillidsrepræsentant/sikkerhedsrepræsentant eller en anden bisidder med til samtalen (for at skabe tryghed for medarbejderen).
Formålet med samtalen er at skabe klarhed om årsagen til fraværet, som kan skyldes flere forhold:
· fysisk sygdom
· psykisk sygdom
· børns sygdom
· sygdom i den nære familie
· sociale problemer
· samarbejdsproblemer
· øvrige forhold på arbejdsstedet
· arbejdsskade
· arbejdsmiljøproblemer
· andre private forhold
På Stokkemarke Friskole holdes en trivselssamtale vedr. en medarbejders sygefravær når:
· antallet af sygeperioder er 3 eller derover inden for ½ år eller
· antallet af sygedage udgør 16 dage eller derover inden for 1 år
Ved en sygeperiode forstås minimum 1 dag.
Skolelederen afgør dels i forhold til de nævnte perioder, dels i forhold til den enkelte medarbejder, hvorvidt behovet for en samtale i den konkrete situation er aktuel.
Under samtalen er det lederens ansvar at få en dialog med medarbejderen og få klarhed om årsagen til fraværet uden at trænge sig på.
Det er vigtigt, at lederens forslag til at minimere årsagerne ikke betragtes som kontrol og krav, men som omsorg og tilbud der kan medvirke til at reducere sygefraværet.
Skyldes fraværet andre forhold end egen sygdom, skal arbejdsstedet vurdere, hvordan situationen kan forbedres. Det kan eventuelt ske ved:
· ændringer i arbejdstilrettelæggelsen
· ændringer i arbejdsmiljøet
· omplacering
· midlertidig tilpasning i forhold til den ansattes situation
· fleksibel anvendelse af omsorgsdage, afspadseringsdage og restferie
Kontakt under længerevarende sygdom og fravær
Et længerevarende fravær må normalt ikke pågå, uden at arbejdspladsen reagerer. Senest inden for to uger efter 1. fraværsdag tages der kontakt til medarbejderen, hvis han/hun ikke selv har taget kontakt til arbejdspladsen. Det er vigtigt, at den leder, kollega eller tillidsrepræsentant, der tager kontakt til den sygemeldte, skaber kontakten for at yde omsorg og medmenneskelig interesse. Kontakten har også til formål at afdække fraværets varighed, bl.a. af hensyn til den arbejdsmæssige planlægning. Der er ikke pligt til at oplyse om sygdoms art.
Vurdering af arbejdspladsens initiativ til kontakt skal altid ske på konkret grundlag.
Under et længerevarende sygdomsforløb er det meget vigtigt at bevare kontakten med arbejdspladsen, da den sygemeldte derved har lettere ved at vende tilbage til arbejdet igen.
Den sygemeldte kan altid henvende sig til arbejdsstedet for råd og vejledning eller blot en snak om, hvordan det går.
Den fraværende medarbejder har et medansvar for at bevare kontakten til arbejdspladsen.
Kontaktsamtalen
Efter to ugers fravær indbydes der skriftligt til en samtale.
Indkaldelse til samtalen beror på en individuel og konkret vurdering af fraværets eller sygdommens årsag.
Tillidsrepræsentanten eller en anden bisidder kan deltage, hvilket der gøres opmærksom på i brevet til den sygemeldte.
Der skal i indbydelsen til trivselssamtalen stå, at hvis den ansatte ikke kan komme til mødet, så skal lederen kontaktes.
Samtalens formål er at få den sygemeldte tilbage på arbejdet igen og har ikke karakter af en tjenstlig samtale.
Er der udsigt til, at den sygemeldte snarligt er rask, kan man aftale, at arbejdspladsen blot afventer raskmelding.
Der kan evt. træffes aftale om ændret arbejdstilrettelæggelse i en overgangsperiode.
Hvis det ved samtalen står klart, at den ansatte ikke er i stand til at genoptage sit arbejde inden for en overskuelig tid, så vil det være relevant at drøfte fremtidens muligheder for den ansatte.
Der skal ved samtalens afslutning aftales tidspunkt for næste kontakt.
Statussamtale/rundbordssamtaler
Afhængig af fraværsårsagen samt aftaler indgået under kontaktsamtalen kan der, efter 4-6 ugers fravær, gennemføres en statussamtale eller en rundbordssamtale med den fraværende.
Ved statussamtalen kan der være behov for at klarlægge de arbejdsmæssige konsekvenser så godt som muligt set i relation til fremtidige muligheder for evt. at genoptage tjenesten på ændrede vilkår.
Afsked begrundet i fravær som er uforeneligt med tjenesten
Afsked på grund af fravær sker udelukkende efter en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde. En evt. afskedssag vil blive indledt i henhold til gældende overenskomsts eller aftales bestemmelser.
I forbindelse med længerevarende sygdom vil forskellige muligheder for at forblive på arbejdspladsen blive drøftet med den ansatte og tillidsrepræsentanten.
Særligt i de tilfælde hvor medarbejderen har pådraget sig en varig lidelse, som nedsætter arbejdsevnen væsentligt, bør der undersøges, hvilke muligheder der er for at fastholde medarbejderen på arbejdspladsen.
Der kunne være mulighed for forskellige løsninger efter en konkret vurdering som:
· § 28 aftale
· § 29 aftale ved barns sygdom
· ansættelse på deltid
· omlægning af tjenesten m.v.
· hensigtsmæssig tilrettelæggelse af arbejdet og indretning af arbejdsstedet, eller ved
omplacering til andet relevant arbejde
Ovennævnte kan dog kun komme på tale, hvis det er foreneligt med tjenesten.
Ved hyppige korte fravær kan ansættelsesforholdet bringes til ophør grundet medarbejderens helbredsmæssige forhold, eller fordi fraværet ikke er foreneligt med de driftsmæssige hensyn på arbejdsstedet.
Trivsels-, kontakt-, status- og rundbordssamtaler
Alle samtaletyper har til formål at optimere det fysiske og psykiske arbejdsmiljø, sikre fornøden sammenhæng mellem arbejdsliv og privatliv, skabe trivsel og reducere sygefraværet.
En samtale kan medvirke til at klarlægge, om der har vist sig et mønster for en enkelt eller flere medarbejdere. Det kan være barns sygdom og manglende pasningsmulighed, hvor medarbejderen har set sig nødsaget til at sygemelde sig selv for at tage vare på sit barn.
En sygemelding på den baggrund er ulovlig udeblivelse.
Antallet af sygemeldinger kan nedbringes ved fx at skabe tolerance og accept for, at der tages en omsorgsdag, afspadsering eller restferie i 1 til 2 dage efter barnets første og anden sygedag eller efter behov. Denne mulighed for andet fravær med kort varsel skal dog tilrettelægges under hensyntagen til friskolens drift.
Eller
Fx en medarbejder er hyppigt fraværende af 2 til 3 dages varighed. Medarbejderen oplever måske en privat belastning af en eller anden karakter. Det kan i stedet aftales, at medarbejderen for en periode går ned i tid (mod reduktion i lønnen), tager ferie eller afspadserer for en periode for at komme til hægterne. Måske skyldes fraværet dårlige samarbejdsrelationer på arbejdspladsen. I den forbindelse er det vigtigt, at der ledelsesmæssigt gøres en aktiv, vedvarende og nærværende indsats for såvel det fysiske som det psykiske arbejdsmiljø. Det skal understøttes af et kollegialt medansvar, tolerance og interesse.
Procedure ved sygdom og efterfølgende raskmelding
Sygemelding gives telefonisk til souschefen inden klokken 07:00 forud for arbejdstids begyndelse på første og anden sygedag. Først herefter kan en medarbejder langtidssygemelde jævnfør friskolens retningslinjer herfor.
Raskmelding sker ligeledes til friskolens souschef absolut senest klokken 06:30 forud for arbejdstids begyndelse, allerhelst tidligere.
Der underskrives en sygemeldingsblanket, ved først kommende arbejdsdag efter et hvert sygefravær. Dette er en tro og love erklæring, der skal underskrives, for at bekræfte fraværets art.
Ved sygdom af mere end 14 dages varighed indkalder lederen til en mulighedserklæringssamtale med tilhørende lægelig dokumentation for fraværet.
Arbejdspladsen betaler lægeattesten efter kvitteret regning eller giroindbetalingskort.
Hvor der er aftale om lægeattest fra 1. fraværsdag, skal denne være arbejdsstedet i hænde på 2. fraværsdag.
Arbejdspladsen betaler lægeattesten efter kvitteret regning eller giroindbetalingskort.
Ved længerevarende sygefravær indkaldes medarbejderen til en sygefraværssamtale for at styrke dialogen mellem syg medarbejder og arbejdsgiveren. Samtalen skal afholdes senest 4 uger efter 1. sygedag jf. gældende lovbekendtgørelse herom.
OBS !
Der skal kun afleveres lægeattest, hvis arbejdspladsen forlanger det, og der vil ikke finde refusion sted, hvis en ansat uopfordret fremsender lægeattest.
Fraværsregistrering
Ledelsen bekendtgør lejlighedsvis fraværsstatistik for SU.
Der kan såfremt SU eller bestyrelsen ønsker det - fx hver måned - udarbejdes en fraværsstatistik.
Af statistikken fremgår det om fraværet skyldes:
· egen sygdom
· barns 1. eller 2. sygedag
· arbejdsskade
· omsorgsdage
· graviditetsgener
· barsel
· orlov
